Платформа управления учебными планами и экспертизой проектов

Два модуля. Управление индивидуальными образовательными траекториями и экспертиза проектных заявок. Каждый закрывает процесс, который до этого держался на очных встречах и сторонних системах.

Первый модуль: управление индивидуальными образовательными траекториями (ИОТ). Покрывает полный цикл: от создания базового плана обучения методистом до составления траектории обучения студентом и её согласования с научным руководителем.

Второй: экспертиза проектных заявок. Студенты и научные руководители подают заявки на реализацию научных проектов на базе инженерной школы. Эксперты оценивают данные заявки по различным критериям, добавляют комментарии и выносят итоговый вердикт.

Перед проектированием провели интервью с группами участников чтобы понять, где именно в процессе возникают проблемы у участников процесса.

Интервью проводилось с целью выявления мотивации абитуриентов и барьеров, с которыми они сталкиваются при поступлении.

Решения принятые по результатам данного интервью:

Отображение плана обучения внутри направления обучения.

Отображение плана обучения внутри направления обучения.

Отображение плана обучения внутри направления обучения.

Явно отделить вариативные дисциплины от обязательного ядра и обозначить какие дисциплины можно заменить при формировании ИОТ, что покажет абитуриенту возможность замены не интересующих его дисциплин.

Варианты отображения разделов учебного плана.

Варианты отображения разделов учебного плана.

Варианты отображения разделов учебного плана.

Интервью проводилось для выявления проблем работы с ИОТ как на этапе создания и редактирования учебных планов внутри системы, так и на этапе их составления и согласования со стороны научных руководителей.

Решения принятые по результатам данного интервью:

Перенести основной процесс составления и согласования ИОТ в рамки системы. Студент получает возможность корректировать учебный план и отправлять его на согласование через личный кабинет, а научный руководитель оперативно изучать внесенные изменения, оставлять комментарии и согласовывать ИОТ в цифровом формате.

Отображение планов обучения студента и процесса согласования научным руководителем.

Отображение планов обучения студента и процесса согласования научным руководителем.

Отображение планов обучения студента и процесса согласования научным руководителем.

Для облегчения контроля большого количества подопечных студентов в личном кабинете научного руководителя вместо списка отдельных заявок на согласование было решено реализовать список сопровождаемых студентов с отображением статуса их текущей ИОТ.

Отображение планов обучения подопечных студентов и история статусов заявки ИОТ.

Отображение планов обучения подопечных студентов и история статусов заявки ИОТ.

Отображение планов обучения подопечных студентов и история статусов заявки ИОТ.

Для оптимизации рабочего процесса методиста, процессы формирования и изменения образовательных планов были полностью перенесены в систему. Методисты учебного отдела получили инструменты для составления планов обучения для отдельных направлений подготовки, согласования на всех уровнях, от изменений в рамках данных направлений, до изменения плана обучения во время учебного процесса.

Интерфейс создания учебного плана.

Интерфейс создания учебного плана.

Интерфейс создания учебного плана.

Таким образом, модуль управление ИОТ был выстроен как единый цифровой контур, покрывающий процессы всех ролей и этапов работы с образовательной траекторией. Интеграция во все ключевые сценарии системы позволила сделать процесс управляемым и менее зависимым от офлайн-взаимодействия, повысив качество продукта для всех ролей.

Варианты отображения разделов учебного плана.

Варианты отображения разделов учебного плана.

Варианты отображения разделов учебного плана.

Перед реализацией каждая заявка на проект проходит экспертизу: научные сотрудники оценивают актуальность темы, проработанность решения и ожидаемые результаты. По итогам проект допускается к реализации или отправляется на доработку.

Чтобы разобраться в том, как этот процесс устроен на практике, провели встречу с научными сотрудниками.

Перед началом экспертизы эксперт получает возможность предварительно ознакомиться с заявкой на проект, чтобы понять общий контекст, оценить объём информации и принять решение о начале экспертизы.

Несмотря на то, что информация в заявке была разделена на логические блоки, упрощающие навигацию, была выдвинута гипотеза, что в процессе экспертизы экспертам важнее быстро находить конкретные поля заявки, относящиеся к определённому критерию оценки. Для проверки проведено сравнительное UX-тестирование трёх прототипов.

По итогам тестирования большинство научных руководителей не увидели существенной разницы между вариантом с поиском и стандартным отображением. Поиск по названиям полей мало отличался от привычного Ctrl+F. Дополнительным минусом варианта C являлись длинные формулировки полей, где многие слова повторяются в названиях разных разделов.

Наиболее удобным был признан вариант B. Существующая навигация по логическим блокам помогала быстро перейти к нужному разделу, а дополнительное выделение заголовков упрощало визуальный поиск конкретного поля внутри блока.

Основным решением являлось разбить процесс оценки на последовательные шаги. Каждый шаг соответствует одному критерию экспертизы и показывает только ту часть заявки, которая нужна для ответа на конкретный вопрос. Это позволяет не работать со всем объёмом информации одновременно.

Оставался вопрос, какие именно поля заявки относятся к каждому критерию? Для этого провели карточную сортировку с научными сотрудниками — участники сопоставляли вопросы экспертизы с информационными блоками заявки.

Результаты карточной сортировки показали высокий уровень согласованности — совпадение ответов составило около 90%.

Для спорных случаев было принято решение включить дополнительные поля, выбранные меньшинством респондентов. Это позволило сохранить полноту информации и снизить риск нехватки контекста при оценке.

Примеры отображения информации в рамках вопросов экспертизы.

Примеры отображения информации в рамках вопросов экспертизы.

Примеры отображения информации в рамках вопросов экспертизы.

Повторная проверка после доработки оказалась отдельной проблемой: после внесения изменений эксперты не могли быстро понять, что именно было исправлено, и просматривали заявку заново почти целиком.

Как решение было реализовано визуальное выделение изменённых полей. После доработки заявки эксперт сразу видит, что именно обновилось, и сосредотачивается только на этом.

Отображение изменений в заявке после доработки.

Отображение изменений в заявке после доработки.

Отображение изменений в заявке после доработки.

Результат

В рамках проекта реализованы модули управления индивидуальными образовательными траекториями и экспертизы проектных заявок. Оба модуля внедрены и используются в рабочем процессе платформы.

Модуль ИОТ обеспечивает цифровой процесс составления и согласования учебных планов для всех ролей — от методиста и абитуриента до студента и научного руководителя. Модуль экспертизы структурировал процесс оценки заявок и упростил повторную проверку после доработки.